אנו זקוקים לניהול זהויות רבות על תוכנה אחת כדי למנוע חדירה של גורמים בלתי רצויים למערכות שלנו. אם מדובר, למשל, בארגון שמקצה משמרות וכלי רכב לעובדים בו – חובה לדאוג שרק מי שרשאי יוכל לבצע את הפעולות הללו, ולמנוע אותן מגורמים חיצוניים וגם מעובדים שעזבו. חוסר הקפדה על כללי בטיחות ברשת מוביל למצבים לא נעימים וחושף את הארגון להתערבות גורמים בלתי רצויים, כמו עובדים לשעבר שמעוניינים לנקום בבוסים שלהם או מתחרים עסקיים שרוצים לשים את ידיהם על מידע חיוני. בארגונים גדולים ובינוניים מדובר במאות ואלפי משתמשים ולכן חשוב לפקח על זהותם ולמנוע ריגול עסקי ושיבוש הליכי עבודה תקינים בשל חלקת עבודה לא נכונה או שגיאות בגיוס כוח אדם. .
בניית מערכת של ניהול זהויות צריכה להתבצע על ידי אנשי מקצוע בלבד, עם ניסיון מוכח והסברים מפורטים כיצד יעמדו בדרישות הספציפיות של הלקוחה. סוגיות מרכזיות בעניין זה קשורות לניהול סיסמאות ואבטחת מידע וזאת על מנת שעובדים שאינם מורשים לא ייחשפו למידע רגיש, ואותו מידע יהיה שמור היטב מפני מתקפות סייבר. כל משתמש מורשה חייב לקבל חשבון וסיסמה ובארגונים גדולים ובינוניים חשוב להקפיד על ניהול המערכת ומניעת תקלות. יש לאפיין את הצרכים של הארגון ואז למצוא פתרונות לתקלות אפשריות ולנהל תחזוקה שוטפת ומעקב אחרי הפעילות היומיומית ועמידת המערכת בדרישות המשתמשים.
ניהול הפרופילים של המשתמשים כרוך גם בעבודה עם מערכות ענן וגישה מרחוק מכשירים סלולריים וטאבלטים. כל אלה מחייבים מעקב שוטף אחרי המשתמשים ודרך החיבור שלהם למערכת באמצעות בניית טפסים דיגיטליים חכמים, כדי למנוע תקלות בלתי צפויות או דליפת מידע. כמו כן שינויים בארגון, כמו קידום עובדים, הזזתם לתפקיד שונה או פיטורים – מחייבים את המערכת לעדכוני מידע, סיסמאות והרשאות. אירועים כאלה מתרחשים על בסיס יומיומי ומחייבים מעקב צמוד והזנת מידע חדש. ניהול אוטומטי של מערכת כזו נדרש כדי לחסוך עבודה מיותרת ולהבטיח דיוק מירבי ולשמור על האינטרסים של הארגון וכך למשל יש הקפדה על ניהול סיסמאות, מניעת כפילויות ושמירה על חוזק סיסמה לשם מניעת פריצה למערכת מבחוץ.
